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Courrier, documents de facturation, papiers administratifs… chaque jour, nous recevons des papiers à prendre soin et à retenir. Comment les ranger et traiter de façon rapide et efficace ? Comment les stocker pour les besoins ? Comment être sûr que nous avons bien régler ce qui doit l’être ? Voici 10 guidelines à adopter pour ne plus perdre de temps mais les assurer efficacement ! Vous avez décidé d’apporter de l’ordre dans vos papiers ? Vous y réussirez avec un peu d’effort, de la méthode et aussi de la régularité. Et pour correctement commencer, prenez le temps de vous y préparer.
C’est un document public qui est donné par un médecin lorsqu’il constate la mort. Il sert aussi à prouver que le décès ne va pas happer de problèmes médico-légaux et que le défunt n’est pas défunt en raison d’une maladie contagieuse. Ainsi, dans le cadre de l’organisation des obsèques, les pompes funèbres sont en mesure de réaliser de la dépouille en toute sécurité. Le constat de décès est divisé en deux catégories : La première est publique et comporte des informations administratives telles que : Nom et prénoms du défuntDate d’arrivée sur terre et sexeDomicile et de décès…
Nous ne sommes plus dans un monde 100% physique. Les documents peuvent à la fois être sur votre ordinateur, mais également quelque part parmi tous vos papiers. Le plus simple pour retrouver ce célèbres RIB ou cette ancienne facture, c’est de détenir copie digitale toujours avec soi. Mais scanner l’intégralité de votre paperasse peut être rébarbatif, voir infaisable. Pourtant, une société comme Doxie va proposer des petits scanners portatifs de très bonne qualité qui vous donneront la possibilité de scanner vos documents simplement pour les importer sur votre ordinateur ou directement dans le cloud d’Evernote par exemple. Scanner la totalité de vos papiers papiers, c’est tout de même plus efficace ( et plus respectueux pour la nature ) que d’imprimer l’ensemble des papiers que vous recevez sur votre ordinateur. En plus, une fois scannés, la recherche devient plus simple qu’en mettant à sac votre bureau !
face à une pile de documents administratifs qui ne servent plus, la tentation de tout jeter définitivement est très forte. Cependant, il est important de savoir que une multitude d’ documents doivent être conservés pendant un délai prévu par la loi. pratiquement, on peut vous les demander à tout moment — et si vous les avez jetés, vous pouvez vous trouver dans une situation délicate. En fonction de la nature du document, le délai de conservation n’est pas le même.
Idéalement, il est recommandé de effectuer un archivage de certains documents au minimum une fois chaque année. Les dossiers archivés sont rangés rigoureusement dans des cartons par date ou par ordre alphabétique et par thème. Là encore, il convient d’employer une couleur par thème. Voici un exemple de rangement en détail : Chemise rose pour les documents de facturation, jaune pour les finances, de couleur bleue pour les assurances…Classement par ordre : ordre alphabétique de manière complète ou par date ( tous les mois, puis par année ). Cela permet de faire facilement la différence entre les papiers plus et plus anciens.
Trier et gérer ses papiers administratifs est une corvée pour tout le monde ( ou quasi ) ! Personne n’aime s’y replacer. Pourtant, on vient de le dire, c’est une besogne inévitable et sur laquelle on ne peut pas faire l’impasse. Autant se mentaliser un peu et transformer cette ‘ épreuve ‘ en moment « plutôt » agréable… Comment, me direz-vous ? D’abord en ritualisant ce moment : par exemple, je fait le choix d’y consacrer une heure le lundi en soirée si je travaille, ou bien une heure le vendredi matin à 9h. Pensez également à numériser vos papiers au format pdf et à remplir les fichiers sur votre hdd.
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