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Courrier, factures, papiers administratifs… chaque jour, nous recevons des papiers à prendre soin et à préserver. Comment les classer et parler de façon rapide et efficace ? Comment les entretenir pour les besoins futurs ? Comment s’assurer que nous avons bien régler ce qui doit l’être ? Voici 10 reccomandations à adopter pour ne plus perdre de temps mais les assurer efficacement ! Vous avez décidé d’ajouter de l’ordre dans vos papiers ? Vous y réussirez avec un peu d’effort, de la méthode et aussi de la régularité. Et pour correctement débuter, prenez quelques minutes de vous y préparer.
au moment où décès a lieu en France, les démarches sont similaires pour l’ensemble des nationalités. il est important de contacter la mairie du lieu de décès. pour ce faire il existe le service des actes civils en ligne. lorsque le décès a lieu hors de france et que le défunt était français, il est conseillé d’adresser une lettre à l’État civil ou de avoir à se déplacer directement. Enfin si le défunt est étranger et qu’il est décédé hors de france, il faut contacter l’ambassade de son pays.
Nous ne sommes plus dans un monde cent pour cent physique. Les documents peuvent à la fois être sur votre ordinateur, mais également quelque part parmi tous vos papiers. Le plus simple pour retrouver ce célèbres RIB ou cette ancienne facture, c’est de détenir copie digitale toujours avec soi. Mais scanner l’intégralité de votre paperasse peut sembler rébarbatif, voir infaisable. Pourtant, une société comme Doxie va proposer des petits scanners portatifs d’excellente qualité qui vous donneront la possibilité de scanner vos papiers simplement pour les importer sur votre ordinateur ou directement dans le cloud d’Evernote par exemple. Scanner l’ensemble de vos papiers papiers, c’est toutefois plus efficace ( et plus respectueux pour l’environnement ) que d’imprimer la totalité des documents que vous recevez sur votre ordinateur. En plus, une fois scannés, la recherche devient plus simple qu’en mettant à sac votre bureau !
Dans l’administratif, l’heure est à la dématérialisation : de plus en plus d’organismes limitent les envois de courriers et se concentrent sur les papiers dématérialisés, envoyés par e-mail ou disponibles sur l’espace personnel en ligne de chaque personne. Certaines personnes sont encore dubitatives face à cette raréfaction du papier : pourtant, il s’agit d’un point concret pour notre planète — mais aussi pour le côté pratique, puisque le étendue de documents à stocker diminue d’année en année !
Le secret pour ne pas être débordé, c’est de ne pas remiser très vite. L’action de sortir la pochette, dénicher la bonne place pour le document, le classer et ensuite disposer la pochette est quelque chose de long, sans aucune valeur ajoutée pour votre business et à la longue maussade. Non, la bonne manière de faire, c’est de procrastiner. Bon, une procrastination organisée…La meilleure organisation possible est d’avoir un scanner et une bannette à proximité. Scannez chaque document important ( facture, contrat, etc ) et posez dans votre bannette ( si possible à plusieurs étages ) les documents de facturation dans la corbeille Comptabilité, les papiers Administratifs dans Administratif, etc…Une fois mensuellement, videz la bannette en rangeant les papiers papiers là où ils doivent aller.
Trier et contrôler ses papiers administratifs est une tâche bien ennuyante pour tout le monde ( ou quasi ) ! Personne n’aime s’y coller. Pourtant, on vient de le dire, c’est une activitée incontournable et sur laquelle on ne peut pas faire l’impasse. Autant se mentaliser un peu et transformer cette ‘ épreuve ‘ en moment « plutôt » agréable… Comment, me direz-vous ? D’abord en ritualisant ce moment : par exemple, je fait le choix d’y consacrer une heure le lundi en soirée si je travaille, ou bien 1 heure le vendredi matin à 9h. Pensez également à numériser vos papiers au format pdf et à remplir les fichiers sur votre hdd.
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